Quels sont les avantages d'une bonne gestion documentaire pour son entreprise ?

Les documents, qu'ils soient électroniques ou papier, sont une composante essentielle de presque toutes les entreprises. La gestion des informations commerciales, provenant parfois de plusieurs sources, peut être une tâche difficile, en particulier avec l'augmentation des menaces de cybersécurité.

Alors, comment les entreprises peuvent-elles relever les défis de la gestion des documents et rester productives ? Selon la nature de votre entreprise, un système de gestion de documents efficace qui capture, stocke et récupère les documents papier et électroniques peut offrir plusieurs avantages clés à votre organisation. Voyons plus en détail quels sont les avantages d’une bonne gestion documentaire pour son entreprise. 

Les besoins en espace de rangement sont réduits

Un logiciel qui peut réduire le besoin d'armoires de classement, de boîtes et de bacs de rangement est un atout précieux pour toute entreprise, libérant ainsi un espace de bureau précieux. Les documents qui doivent être conservés sous forme de copies papier peuvent souvent être stockés dans des emplacements moins coûteux, tels qu'un entrepôt ou un coffre-fort hors site.

Une sécurité renforcée

La sécurité des documents est essentielle pour les organisations de toute taille afin de protéger les données sensibles. Une bonne gestion documentaire permet d’avoir un meilleur contrôle sur les documents sensibles et l'accès aux documents peut être contrôlé au niveau du dossier pour différents groupes ou individus. En outre, un tel système de gestion documentaire laisse une piste indiquant qui a consulté un document, quand il a été consulté et comment il a pu être modifié. Les documents gérés sont hautement traçables et peuvent être étiquetés pour permettre des alertes automatisées.

Une récupération plus facile des documents

La recherche et la récupération de documents peuvent prendre beaucoup de temps. L'employé de bureau typique passe environ 30 % de sa journée à rechercher des documents imprimés, tandis que les entreprises doivent payer de la main-d'œuvre pour classer un document, pour trouver un document mal classé et/ou pour reproduire un document perdu. Ces coûts de gestion de documents inutiles restreignent le budget d'une entreprise, entravent la productivité et limitent le potentiel de croissance.

Permet une meilleure collaboration

La possibilité d'accéder rapidement au contenu et de collaborer est grandement simplifiée grâce à un système de gestion de documents avancé. Les documents capturés à partir de différentes sources peuvent être consultés à partir de plusieurs emplacements. L'imagerie électronique permet aussi le partage de documents sur un réseau par courriel ou sur internet. Un bon système de gestion documentaire peut également permettre une meilleure surveillance des flux de travail. De plus, l'accès autorisé par des utilisateurs externes peut être autorisé et surveillé.

Une meilleure sauvegarde des données 

Toute solution de gestion de documents doit inclure un plan de sauvegarde des données. Avec l'archivage numérique comme sauvegarde, les documents sont protégés contre les incendies, les inondations et autres catastrophes. Avec un système de gestion documentaire, les documents sont hautement traçables et peuvent être suivis à l'aide d'une série de critères. Les capacités de suivi des documents réduisent la probabilité que des documents soient perdus ou mal classés après avoir été consultés.